Oświadczenie o stosowaniu zasad
ładu korporacyjnego

Zgodnie z wymogami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 19 lutego 2009 roku w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami prawa państwa niebędącego państwem członkowskim (Dz. U. z 2009 r. Nr 33 poz. 259), a także mając na uwadze uchwały Rady Giełdy w zakresie Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW, Zarząd Pelion S.A. (Spółki) przekazuje oświadczenie o stosowaniu zasad ładu korporacyjnego w 2015 roku.

Zbiór zasad ładu korporacyjnego, któremu podlega Spółka oraz miejsca, gdzie tekst zbioru zasad jest publicznie dostępny

W 2015 roku Spółka stosowała zasady ładu korporacyjnego dla spółek giełdowych, które zostały zawarte w załączniku do Uchwały nr 19/1307/2012 Rady Giełdy z dnia 21 listopada 2012 roku: „Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW” (w skrócie „DPSN”). Treść dokumentu dostępna jest na stronie internetowej Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie (bezpośredni link: www.gpw.pl/dobre_praktyki_spolek_regulacje) oraz na stronie internetowej Spółki www.pelion.eu w sekcji „Dobre praktyki”. Zgodnie z Uchwałą Rady Nadzorczej Giełdy nr 27/1414//2015 z dnia 13 października 2015 roku, z dniem 1 stycznia 2016 roku zaczęły obowiązywać nowe DPSN. Spółka opublikowała raport bieżący EBI nr 1/2016 dotyczący zakresu stosowania zawartych w zbiorze zasad oraz zamieściła na swojej stronie internetowej informację dotyczącą stanu stosowania nowych DPSN.

Postanowienia ładu korporacyjnego, od których Spółka odstąpiła oraz wyjaśnienie przyczyn tego odstąpienia

W 2015 roku Spółka przestrzegała zasad zawartych w DPSN, stanowiących Załącznik do Uchwały nr 19/1307/2012 Rady Giełdy z dnia 21 listopada 2012 roku, za wyjątkiem zasady zawartej w części III ust. 6 dotyczącej spełnienia kryteriów niezależności przez co najmniej dwóch członków Rady Nadzorczej: w dniu 21 kwietnia 2015 roku Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy Spółki dokonało wyboru pięciu członków Rady Nadzorczej, z których dwóch spełniało kryteria niezależności. Z dniem 19 września 2015 roku jeden z nich przestał spełniać kryteria niezależności w rozumieniu pkt. 1 h) Załącznika II do Zalecenia Komisji Europejskiej 2005/162/WE z dnia 15 lutego 2005 r. dotyczącego profilu niezależnego dyrektora niewykonawczego lub dyrektora będącego członkiem rady nadzorczej. Informacja dotycząca niespełniania przez przynajmniej dwóch członków rady nadzorczej kryteriów niezależności została opublikowana przez Spółkę w raporcie EBI nr 1/2016.

Główne cechy stosowanych w Spółce systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem w odniesieniu do procesu sporządzania sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych

System kontroli wewnętrznej w Grupie Pelion pomaga w zapewnieniu realizacji celów i zadań spółek Grupy, w osiągnięciu rentowności długoterminowej oraz w zakresie utrzymania wiarygodności sprawozdawczości finansowej i zarządczej. Obejmuje on cały szereg czynności kontrolnych, podziały obowiązków oraz identyfikację i ocenę ryzyk, które mogą w sposób niekorzystny wpłynąć na realizację celów.

Pelion S.A. wdrożyła regulamin kontroli wewnętrznej grupy kapitałowej, który wyznacza standardy kontroli oraz definiuje główne obowiązki i zadania kontroli. Spółka jest w trakcie wdrażania zintegrowanego systemu zarządzania ryzykiem, opierającego się na trzech filarach:

kontroli wewnętrznej funkcjonalnej – realizowanej przez właścicieli ryzyka poprzez zarządzanie ryzykiem na poziomie jednostki organizacyjnej i / lub procesu,
strukturach wspierających zarządzanie ryzykiem, w ramach których są wykonywane zadania przez właścicieli procesu zarządzania ryzykiem (właściciele procesów: jakości, bezpieczeństwa informacji, bezpieczeństwa fizycznego, controllingu, monitoringu i windykacji),
kontroli instytucjonalnej - realizowanej przez audyt wewnętrzny, poprzez monitoring procesu zarządzania ryzykiem i niezależną ocenę adekwatności procesu zarządzania ryzykiem.

Kontrolę wewnętrzną funkcjonalną realizuje Zarząd Spółki, kierownicy jednostek należących do grupy kapitałowej oraz pracownicy, stosownie do zakresu ich obowiązków. Ustrukturyzowanie kontroli funkcjonalnej polega na wyodrębnieniu i rozwijaniu mechanizmów kontrolnych w podziale na: kontrolę tzw. „bieżącą” i „następczą”, w tym „następczą planowaną”. Kontrolę bieżącą stanowią stosowane w praktyce, opisane w procedurach mechanizmy, rozwiązania organizacyjne, kontrolne, które działają głównie zapobiegająco i mają zadanie chronić jednostki przed popełnieniem błędów w trakcie realizacji transakcji. Kontrolę następczą, stanowią czynności kontrolne, mające na celu sprawdzenie zgodności podejmowanych działań ze stanem wymaganym po ich przeprowadzeniu. Wzmocnieniem mechanizmów kontrolnych jest wdrożony model organizacji kontroli funkcjonalnej następczej, w tym planowania kontroli przez jednostki w odniesieniu do identyfikowanych okresowo kluczowych ryzyk w procesach. Co roku w spółkach Grupy Kapitałowej Pelion, przy współpracy z komórką audytu wewnętrznego, projektowane są specjalne testy kontrolne, które spółki przeprowadzają w wybranych obszarach swojej działalności. Ponadto został stworzony system monitorowania wykonania w/w testów, w tym raportowania wyników do komórki audytu wewnętrznego. Zakres podmiotowy systemu kontroli „następczej planowanej” jest ustalany przez Zarząd Pelion S.A. w postaci wyznaczania jednostek Grupy, które takim systemem zostają objęte.

Kontrola wewnętrzna instytucjonalna sprawowana jest przez dział audytu wewnętrznego, który wykonuje swoją funkcję w oparciu o umowy współpracy ze spółkami Grupy, wewnętrzny regulamin, opracowany na podstawie Międzynarodowych Standardów Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego, normy wykonywania zawodu stosowane na świecie, a zwłaszcza standardy Instytutu Audytorów Wewnętrznych (Institute of Internal Auditors – IIA). W strukturach organizacyjnych dział audytu podporządkowany jest Prezesowi Zarządu Spółki Pelion S.A.

Do zakresu działania komórki audytu wewnętrznego Pelion S.A. należy przede wszystkim ocena skuteczności procesów zarządzania ryzykiem oraz mechanizmów kontroli wewnętrznej. Dział audytu modeluje mechanizmy kontroli i dąży do poprawy efektywności oraz bezpieczeństwa działania jednostek należących do Grupy poprzez realizację zadań audytowych o charakterze zapewniającym oraz doradczym.

Zadania audytowe są planowane co roku, w cyklach wieloletnich. Planowanie odbywa się na podstawie wyników analizy ryzyka przeprowadzonej przez dział audytu dla całej Grupy Kapitałowej oraz w oparciu o systemy zarządzania ryzykiem, stosowane przez jednostki Grupy dla kluczowych obszarów i procesów ich działania.

Dział audytu realizuje swoją funkcję także poprzez udział w planowaniu testów kontrolnych kontroli funkcjonalnej, monitorowanie oraz organizację procesu raportowania wyników testów. Dział audytu uczestniczy w ten sposób w sprawowaniu nadzoru nad jakością i efektywnością systemu kontroli funkcjonalnej następczej.

Roczny i wieloletni plan zadań audytu dla Grupy Kapitałowej Pelion podlega zatwierdzeniu przez Zarząd oraz Radę Nadzorczą Pelion S.A., która może wnioskować o jego zmianę lub uzupełnienie. Plany zadań jednostkowe są także zatwierdzane przez kierowników oraz Rady Nadzorcze tych jednostek i stanowią element planu zadań audytowych dla Grupy Kapitałowej.

Wyniki i efektywność prac audytu wewnętrznego są raportowane zarówno Zarządowi, jak i Radzie Nadzorczej Pelion S.A. za pośrednictwem Zespołu Audytu Rady Nadzorczej oraz zarządom i radom nadzorczym spółek audytowanych. Zarząd i Rada Nadzorcza Pelion S.A. monitorują również realizację zaleceń i rekomendacji wydawanych przez dział audytu wewnętrznego.

Szczególną uwagę dział audytu wewnętrznego poświęca testowaniu mechanizmów kontrolnych ograniczających ryzyko nadużyć. Co roku zarówno dla potrzeb kontroli funkcjonalnej, jak i w ramach przeprowadzanych zadań audytowych, dokonywana jest ocena odporności organizacji na ryzyko nadużyć, oceniane są mechanizmy kontroli prewencyjnej oraz opracowywane są testy wykrywające zagrożenia w wybranych obszarach działania Grupy.

Cały obieg informacji w Spółce służy przygotowaniu bieżących, wiarygodnych i kompletnych sprawozdań finansowych, sporządzanych rzetelnie w oparciu o przepisy i politykę rachunkowości przyjętą przez Zarząd. Księgi rachunkowe spółek grupy w 2015 roku prowadzone były przez:

Business Support Solution S.A. (BSS S.A.), która prowadziła księgi oraz sporządzała sprawozdania finansowe dla wszystkich spółek Grupy, za wyjątkiem spółek litewskich,
poszczególne spółki litewskie w ramach ich struktur organizacyjnych, za wyjątkiem UAB „Nofros Vaistine”, która powierzyła prowadzenie ksiąg rachunkowych spółce zewnętrznej.

Sporządzenie skonsolidowanych sprawozdań finansowych powierzono spółce BSS S.A., która stosuje własne systemy kontroli procesu przygotowania sprawozdań.

W celu zapewnienia skutecznego systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem w procesie sprawozdawczości finansowej Zarząd Spółki przyjął i zatwierdził do stosowania w sposób ciągły:

Zasady (Polityki) Rachunkowości Pelion S.A.,
Politykę rachunkowości zgodną z MSSF dla potrzeb skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej Pelion,
Instrukcję inwentaryzacyjną,
Dokumentację informatycznego systemu przetwarzania danych księgowych,
Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcjami, zarządzeniami i procedurami wewnętrznymi.

Zarówno w Pelion S.A., jak i w BSS S.A. oraz w spółkach litewskich funkcjonuje szereg zasad w zakresie systemu kontroli oraz identyfikacji i oceny ryzyk wynikających z funkcjonowania Spółki, w tym m.in.:

dokonywanie zapisów księgowych wyłącznie w oparciu o prawidłowo sporządzone i zaakceptowane dokumenty
kontrolę tych dokumentów pod względem formalnym, merytorycznym oraz rachunkowym,
stałe i okresowe uzgadnianie danych,
weryfikację posiadanego majątku Spółki w drodze inwentaryzacji oraz wyceny aktywów i pasywów w kontekście sprawozdawczości na każdy dzień bilansowy,
system autoryzacji (zatwierdzanie oraz autoryzacja transakcji w ramach określonych limitów lub powyżej przez uprawnione osoby),
system uzgodnień (weryfikacja szczegółów transakcji, uzgodnienia sald),
harmonogramy pracy (działanie zgodnie z harmonogramem uwzględnia możliwe przesunięcia czasowe),
wielopoziomowość zarządzania księgowością (niweluje ryzyko osobowe przy sporządzaniu raportów finansowych).

Księgi rachunkowe prowadzone są w zintegrowanych systemach informatycznych Oracle e-Business Suite i Asseco w Polsce oraz Medinfo i WMS na Litwie. Systemy te zapewniają przejrzysty podział kompetencji, spójność zapisów operacji w księgach oraz bieżącą kontrolę ksiąg. Posiadają zabezpieczenia hasłowe przed dostępem osób nieuprawnionych oraz funkcyjne ograniczenia dostępu. Opisy systemów informatycznych spełniają wymogi art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Sprawozdawczość finansowa prowadzona jest w systemie Hyperion. Podstawą zarządzania systemami informatycznymi jest bezpieczeństwo danych realizowane poprzez stosowaną wielopoziomowość uprawnień użytkowników systemów, kontrolę dostępu oraz tworzenie kopii bezpieczeństwa.

Dostępy do zasobów informacyjnych systemów informatycznych ograniczone są odpowiednimi uprawnieniami upoważnionych pracowników. Kontrola dostępu do oprogramowania prowadzona jest na każdym etapie sporządzania sprawozdania finansowego, począwszy od wprowadzania danych źródłowych, poprzez przetwarzanie danych, aż do generowania informacji wyjściowych. System jest niezależnie monitorowany oraz wspierany przez stosowne rozwiązania awaryjne. W spółkach istnieją procedury tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych.

Tak ustalony system kontroli wewnętrznej pozwala na identyfikację znaczących ryzyk, takich jak nadużycia, nieprawidłowości, straty oraz ich ograniczenie. W Grupie na bieżąco monitoruje się ustalone parametry, śledzi zmiany wartości mierników, jak np. rotacja zapasów czy należności oraz na bieżąco analizuje się procesy zachodzące w spółkach, wdrażając działania pozwalające na zarządzanie nimi.

Odzwierciedleniem skuteczności stosowanych procedur kontroli i zarządzania ryzykiem w procesie sporządzania sprawozdań finansowych są efekty w postaci wysokiej jakości sprawozdań, co potwierdzają opinie biegłych rewidentów.

Kolejnym z elementów kontroli wewnętrznej jest badanie sprawozdań finansowych przez niezależnego biegłego rewidenta. Biegły rewident przeprowadza badanie sprawozdania rocznego – zarówno jednostkowego jak i skonsolidowanego - oraz dokonuje przeglądu jednostkowego oraz skonsolidowanego sprawozdania półrocznego. Biegły rewident wybierany jest przez Radę Nadzorczą Spółki, która dokonuje wyboru spośród otrzymanych ofert od renomowanych firm audytorskich.

Akcjonariusze posiadający bezpośrednio lub pośrednio znaczące pakiety akcji

Akcjonariusze posiadający bezpośrednio lub pośrednio poprzez podmioty zależne co najmniej 5% w ogólnej liczbie głosów na Walnym Zgromadzeniu Pelion S.A. na dzień 31.12.2015 r. (według informacji posiadanych przez Spółkę) przedstawia poniższe zestawienie:

Posiadacze wszelkich papierów wartościowych, które dają specjalne uprawnienia kontrolne wraz z opisem tych uprawnień.

Dotychczasowi akcjonariusze nie posiadają innych praw głosu na Walnym Zgromadzeniu niż wynikających z posiadania akcji Pelion S.A.

Spółka Pelion S.A. wyemitowała 1 773 300 akcji uprzywilejowanych co do głosu w stosunku 5 do 1.

Na dzień 31 grudnia 2015 r. akcje Serii A, B, C, F w łącznej liczbie 1 773 300 akcji były akcjami uprzywilejowanymi co do prawa głosu w ten sposób, że na jedną akcję przypadało 5 głosów.

Posiadaczami akcji uprzywilejowanych są: Jacek Szwajcowski (1 166 700), Zbigniew Molenda (583 300) oraz Ignacy Przystalski (23 300).

Ograniczenia dotyczące wykonywania prawa głosu z akcji

W Spółce nie występują jakiekolwiek ograniczenia dotyczące wykonywania prawa głosu.

Ograniczenia dotyczące przenoszenia prawa własności papierów wartościowych Spółki

Z wyjątkiem ograniczeń dotyczących przenoszenia prawa własności akcji Spółki, które wynikają z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, nie istnieją żadne inne ograniczenia, w tym w szczególności ograniczenia umowne, dotyczące przenoszenia własności akcji Spółki.

Zasady dotyczące powoływania i odwoływania osób zarządzających oraz ich uprawnień, w szczególności prawo do podjęcia decyzji o emisji lub wykupie akcji

W §14 Statutu Spółki uregulowana została kompetencja Rady Nadzorczej do powoływania, odwoływania i ustalenia liczby członków Zarządu oraz ustalenia Regulaminu Zarządu, trzyletnia kadencja Zarządu oraz zasada reprezentacji łącznej.

Rada Nadzorcza powołuje Prezesa Zarządu z grona kandydatów zgłoszonych przez członków Rady Nadzorczej.

Na wniosek Prezesa Zarządu Rada Nadzorcza określa ilość członków Zarządu, w tym wiceprezesów i powołuje pozostałych członków Zarządu. Członkowie Rady Nadzorczej mogą proponować określenie liczby członków Zarządu oraz zgłaszać kandydatów na członków Zarządu. Do składania oświadczeń i podpisywania w imieniu Spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków Zarządu.

Szczegółowe zasady działania Zarządu uregulowane zostały w Regulaminie Zarządu (aktualny regulamin dostępny jest na stronie www.pelion.eu).

Decyzja o emisji lub wykupie akcji należy do kompetencji Walnego Zgromadzenia.

Zasady zmiany Statutu Spółki

Zmiana Statutu wymaga uchwały Walnego Zgromadzenia i wpisu do rejestru. Szczegółowy tryb podejmowania uchwał w przedmiocie zmiany Statutu Spółki określają powszechnie obowiązujące przepisy prawa oraz Regulamin Walnego Zgromadzenia Spółki i Statut Spółki.

W dniu 21 kwietnia 2015 r. Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki podjęło uchwaływ sprawie zmian w Statucie Spółki w ten sposób że:

- §6 otrzymał brzmienie;
„Kapitał zakładowy Spółki wynosi nie mniej niż 22.291.428 zł (dwadzieścia dwa miliony dwieście dziewięćdziesiąt jeden tysięcy czterysta dwadzieścia osiem złotych) i nie więcej niż 24.398.628 zł (dwadzieścia cztery miliony trzysta dziewięćdziesiąt osiem tysięcy sześćset dwadzieścia osiem złotych) i dzieli się na nie mniej niż 11.145.714 (jedenaście milionów sto czterdzieści pięć tysięcy siedemset czternaście) i nie więcej niż 12.199.314 (dwanaście milionów sto dziewięćdziesiąt dziewięć tysięcy trzysta czternaście) akcji o wartości nominalnej 2 zł (dwa złote) każda akcja.”

- §7 ust.1 otrzymał brzmienie
„Na kapitał zakładowy Spółki składają się akcje imienne w łącznej liczbie 1.773.300 (jeden milion siedemset siedemdziesiąt trzy tysiące trzysta) oraz akcje na okaziciela w łącznej liczbie 9.372.414 (dziewięć milionów trzysta siedemdziesiąt dwa tysiące czterysta czternaście).”

- § 12 ust.4 otrzymał brzmienie:
„Spółka zapewnia udział Akcjonariuszy w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w formie:

transmisji obrad Walnego Zgromadzenia w czasie rzeczywistym,
dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której Akcjonariusze mogą wypowiadać się w toku obrad Walnego Zgromadzenia przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad.”

Sposób działania Walnego Zgromadzenia i jego zasadnicze uprawnienia oraz opis praw akcjonariuszy i sposobu ich wykonywania, w szczególności zasady wynikające z regulaminu Walnego Zgromadzenia, o ile informacje w tym zakresie nie wynikają wprost z przepisów prawa

Przebieg obrad Walnego Zgromadzenia jest transmitowany na stronie internetowej Spółki (www.pelion.eu).

W §12 Statutu Spółki zostały określone uprawnienia Walnego Zgromadzenia, które są powtórzeniem regulacji Kodeksu spółek handlowych lub jej modyfikacją, w zakresie dozwolonym przez Kodeks spółek handlowych i zgodnym z zasadami ładu korporacyjnego.

Do kompetencji Walnego Zgromadzenia należy:

rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów Spółki z wykonywania przez nich obowiązków,
podział zysku uzyskanego przez Spółkę w ubiegłym roku obrotowym lub pokrycie straty,
podjęcie uchwały w sprawie dalszego istnienia Spółki jeżeli bilans sporządzony przez Zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowego,
postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu Spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru,
zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego,
nabycie lub zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego albo udziału w nieruchomości lub użytkowaniu wieczystym, jeżeli jednorazowa wartość danej transakcji przekracza 10% kapitałów własnych Spółki według ostatniego bilansu; w pozostałych przypadkach wyrażenie zgody na nabycie lub zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego albo udziału w nieruchomości lub użytkowaniu wieczystym należy do kompetencji Rady Nadzorczej, jeżeli jednorazowa wartość transakcji przekracza 5% kapitałów własnych Spółki według ostatniego bilansu oraz do kompetencji Zarządu Spółki jeżeli jednorazowa wartość transakcji jest mniejsza,
emisja obligacji zamiennych lub z prawem pierwszeństwa,
nabycie akcji własnych, które mają zostać zaoferowane do nabycia pracownikom lub osobom, które były zatrudnione w Spółce lub w spółce z nią powiązanej przez okres co najmniej trzech lat,
ustalenie wysokości wynagrodzenia należnego członkom Rady Nadzorczej,
ustanowienie pełnomocnika reprezentującego Spółkę w umowie pomiędzy Spółką a członkiem Zarządu, jak również w sporze pomiędzy Spółką a członkiem Zarządu oraz w sporze dotyczącym uchylenia lub stwierdzenia nieważności podjętej przez Walne Zgromadzenie uchwały,
umorzenie akcji,
zmiana Statutu Spółki,
zmiana przedmiotu działalności Spółki,
podwyższenie kapitału zakładowego Spółki lub jego obniżenie,
przymusowy wykup akcji akcjonariuszy reprezentujących mniej niż 5% kapitału zakładowego przez nie więcej niż 5 akcjonariuszy, posiadających łącznie nie mniej niż 90% kapitału zakładowego,
połączenie, podział, przekształcenie lub rozwiązanie Spółki,
postanowienie o cofnięciu likwidacji i o dalszym istnieniu Spółki,
inne sprawy przewidziane przepisami prawa.

Sposób działania Walnego Zgromadzenia został uregulowany postanowieniami Regulaminu Walnego Zgromadzenia, które pozostają w zgodzie z regulacją Kodeksu spółek handlowych i z zasadami ładu korporacyjnego. Regulamin odnosi się do kwestii proceduralnych, których szczegółowe uregulowanie zapewnia sprawność obrad oraz stwarza akcjonariuszom gwarancje należytego poszanowania ich praw.

Do zasadniczych kwestii ujętych w Regulaminie należą:

przyjęcie zasady, że projekty uchwał Walnego Zgromadzenia są udostępniane akcjonariuszom przed Zgromadzeniem,
uregulowanie obecności na Walnym Zgromadzeniu innych osób niż akcjonariusze, członkowie Rady Nadzorczej oraz Zarządu,
przyjęcie zasady, że Walne Zgromadzenie nie może podjąć uchwały o zaniechaniu rozpatrywania sprawy umieszczonej w porządku obrad na żądanie akcjonariusza,
przyjęcie zasad głosowania zmian zgłaszanych do projektów uchwał,
przyjęcie takich zasad głosowania nad wyborem Rady Nadzorczej, aby ilość niezależnych członków Rady Nadzorczej nie była ograniczona do minimum wymaganego postanowieniami Statutu i zasad ładu korporacyjnego,
uregulowanie wyboru Rady Nadzorczej w drodze głosowania grupami.

Sposób wykonywania praw akcjonariuszy wynikających z przepisów prawa:

1. Prawo akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia

Akcjonariusz/akcjonariusze reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego Spółki mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. Żądanie takie powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki nie później niż na 21 dni przed terminem Zgromadzenia i powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone w formie pisemnej - na adres siedziby Spółki - lub w postaci elektronicznej - na adres: walne_zgromadzenie@pelion.eu.

W załączeniu do zgłoszonego żądania akcjonariusze winni przedstawić – w celu identyfikacji ich jako akcjonariuszy Spółki uprawnionych do złożenia takiego żądania - wystawione przez stosowny podmiot imienne świadectwa depozytowe oraz kopie dokumentów potwierdzających tożsamość akcjonariusza lub osób działających w imieniu akcjonariusza (urzędowego dokumentu tożsamości wskazanych wyżej osób, a ponadto – odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie określonych osób do reprezentacji akcjonariusza innego niż osoba fizyczna).

Zarząd niezwłocznie, jednak nie później niż na 18 dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, ogłosi zmiany w porządku obrad, wprowadzone na żądanie akcjonariuszy. Ogłoszenie nowego porządku obrad nastąpi na stronie internetowej Spółki.

2. Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia

Akcjonariusz/akcjonariusze reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Zgłoszenie może zostać złożone w formie pisemnej - na adres siedziby Spółki - lub w postaci elektronicznej - na adres: walne_zgromadzenie@pelion.eu.

Zgłoszenie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Ponadto akcjonariusze zgłaszający projekty uchwał, winni przedstawić - w celu identyfikacji ich jako akcjonariuszy Spółki uprawnionych do dokonania takiego zgłoszenia - wystawione przez stosowny podmiot imienne świadectwa depozytowe. Do zgłoszenia powinny zostać dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość akcjonariusza lub osób działających w imieniu akcjonariusza (urzędowego dokumentu tożsamości wskazanych wyżej osób, a ponadto – odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie określonych osób do reprezentacji akcjonariusza innego niż osoba fizyczna). Spółka niezwłocznie ogłasza powyższe projekty uchwał na swojej stronie internetowej.

3. Prawo akcjonariusza do ustanowienia pełnomocnika oraz sposób wykonywania przez niego prawa głosu

Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik jednolicie wykonuje prawa głosu z akcji danego akcjonariusza zapisanych na jednym lub wielu rachunkach papierów wartościowych, jeśli z pełnomocnictwa wyraźnie nie wynika co innego. W przypadku, gdy akcjonariusz ustanowił więcej niż jednego pełnomocnika, przyjmuje się, że pełnomocnicy ci wykonują prawa głosu działając łącznie, chyba że co innego wyraźnie wynika z treści pełnomocnictw. Pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie pisemnej lub elektronicznej. W przypadku udzielenia pełnomocnictwa w postaci elektronicznej, akcjonariusz zobowiązany jest zawiadomić Spółkę o tym fakcie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: walne_zgromadzenie@pelion.eu, po wcześniejszym dostarczeniu Spółce pisemnej informacji o adresie poczty elektronicznej, z którego udzielone zostało pełnomocnictwo. Brak takiej pisemnej informacji oraz elektronicznego zawiadomienia o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej, będzie przyczyną niedopuszczenia pełnomocnika do udziału w Walnym Zgromadzeniu.

W celu identyfikacji akcjonariusza udzielającego pełnomocnictwa w formie elektronicznej, do pisemnego zawiadomienia o udzieleniu pełnomocnictwa oraz zawiadomienia o jego udzieleniu, przesłanego w formie elektronicznej, należy załączyć kopie dokumentów potwierdzających tożsamość akcjonariusza lub osób działających w imieniu akcjonariusza (urzędowego dokumentu tożsamości wskazanych wyżej osób, a ponadto – odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie określonych osób do reprezentacji akcjonariusza innego niż osoba fizyczna).

Skład osobowy i zmiany, które w nim zaszły w ciągu ostatniego roku obrotowego oraz opis działania organów zarządzających, nadzorujących lub administracyjnych Spółki oraz ich komitetów

W Spółce funkcjonował Regulamin Zarządu PELION Spółki Akcyjnej z siedzibą w Łodzi z dnia 13 grudnia 2013 r. (tekst jednolity dostępny jest na stronie internetowej www.pelion.eu).

Zarząd prowadzi sprawy Spółki i reprezentuje ją na zewnątrz. Do kompetencji Zarządu należą wszystkie sprawy związane z prowadzeniem Spółki, które nie zostały zastrzeżone przepisami prawa lub postanowieniami Statutu do kompetencji innych organów Spółki. Do składania oświadczeń i podpisywania w imieniu Spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków Zarządu. Szczegółowe zasady działania Zarządu uregulowane zostały w Regulaminie Zarządu.

Do podstawowych kwestii ujętych w Regulaminie Zarządu należą:

podział zadań, obowiązków oraz zakres odpowiedzialności członków Zarządu, związanych z prowadzeniem spraw Spółki,
zasady składania oświadczeń w imieniu Spółki, w tym podpisywania dokumentów w imieniu Spółki,
zakres spraw podlegający decyzji w formie uchwał Zarządu,
zasady zwoływania i przeprowadzania posiedzeń Zarządu oraz podejmowania uchwał,
postępowanie w przypadku zaistnienia konfliktu interesów.

W §13 Statutu Spółki uregulowany został sposób powoływania Rady Nadzorczej na roczną, wspólną kadencję jej członków oraz kompetencje Rady Nadzorczej. Statut przewiduje, że co najmniej trzech członków Rady Nadzorczej jest wybieranych spośród osób, które:

nie są powiązane ze Spółką, z akcjonariuszem lub akcjonariuszami reprezentującymi łącznie co najmniej 5% głosów na Walnym Zgromadzeniu, z podmiotem zależnym od Spółki lub z podmiotem zależnym od podmiotu dominującego w stosunku do Spółki, a także z pracownikiem Spółki – w sposób mogący istotnie wpłynąć na zdolność takiej osoby do podejmowania bezstronnych decyzji,
nie są pracownikami Spółki, podmiotu zależnego od Spółki lub podmiotu zależnego od podmiotu dominującego w stosunku do Spółki.

Szczegółowe zasady działania Rady Nadzorczej uregulowane zostały w Regulaminie Rady Nadzorczej.

Do podstawowych kwestii ujętych w Regulaminie należą:

wybory i odwoływanie Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego Rady Nadzorczej,
zatwierdzanie planów finansowych Spółki,
powoływanie komitetów do spraw audytu, nominacji oraz wynagrodzeń,
określenie spraw, w których uchwała Rady Nadzorczej powinna być poprzedzona przedstawieniem stanowiska właściwego komitetu,
zasady zwoływania i odbywania posiedzeń,
sposób postępowania w przypadku zaistnienia konfliktu interesów,
zasady weryfikacji oświadczeń w sprawie statusu niezależnego członka Rady Nadzorczej.

Na dzień 31 grudnia 2015 r. Pan Jacek Tucharz spełniał kryteria niezależności, zgodnie z kryteriami zawartymi w Załączniku II do Zalecenia Komisji Europejskiej 2005/162/WE z dnia 15 lutego 2005 r. dotyczącym profilu niezależnego dyrektora niewykonawczego lub dyrektora będącego członkiem rady nadzorczej.

Komitet Audytu

Zgodnie z art. 86 pkt. 3 Ustawy o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badań sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym z dnia 7 maja 2009 r. zwaną dalej „Ustawą”, zadania Komitetu Audytu wymienione w Ustawie zostały powierzone Radzie Nadzorczej Pelion S.A.

W 2015 r. funkcję Komitetu Audytu pełniła cała Rada Nadzorcza, która powołała z grona swoich członków trzyosobowy Zespół Audytu. Zespół Audytu koordynuje prace Rady Nadzorczej w zakresie wykonywania zadań Komitetu Audytu. Na dzień 31 grudnia 2015 r. jeden członek Zespołu Audytu spełniał kryteria niezależności, a dwoje z jego członków posiadało kompetencje w dziedzinie rachunkowości i finansów.

Do kompetencji Zespołu Audytu w zakresie wykonywania przez Radę Nadzorczą zadań audytu należy:

sprawowanie czynności nadzorczych w zakresie monitorowania sprawozdawczości finansowej Spółki oraz czynności rewizji finansowej,
sprawowanie czynności nadzorczych w zakresie monitorowania systemów kontroli wewnętrznej, audytu wewnętrznego oraz zarządzania ryzykiem,
sprawowanie czynności nadzorczych w zakresie oceny kwalifikacji i doświadczenia audytorów zewnętrznych, monitorowania ich niezależności oraz przebiegu procesu audytu.

Komitet Nominacji i Wynagrodzeń

W skład Komitetu wchodzi dwóch członków Rady Nadzorczej. Na dzień 31 grudnia 2015 r. jeden członek Komitetu Nominacji i Wynagrodzeń spełniał kryteria niezależności.

Do stałych zadań Komitetu Nominacji i Wynagrodzeń należy proponowanie uchwał Rady Nadzorczej w sprawie zmian w składzie Zarządu oraz wynagrodzeń członków Zarządu. Rada Nadzorcza może powierzyć Komitetowi inne zadania.

Oświadczenie o stosowaniu zasad ładu korporacyjnego